よく、「Backlog導入したけど、限られた人しか使ってくれない」というお話を聞きます。一方、「一度使ってもらったら特に教えなくても使えてるみたい」というお話も聞きます。
みなさんは、プロジェクトへの導入直後や、新しいメンバーが入ったときなど、Backlogを使ったことのないメンバーに慣れてもらう／使う習慣を持ってもらうためになにか工夫をされていますか？
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初めて使う人は「担当者」が分かりづらいみたいです。
私が教える時は、「担当者」はメールで言うところの「TO」で、
お知らせは「CC」だと教えています。
あとは、知る人ぞ知る機能が多いので、
ペライチでいいので初心者ガイド的なページがあると、
「ここ見ておいて」と言えるので助かりますね。
（直感的に使える部分は不要かと思います）
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定例で定期的にタスクの整理を実施します。
で、みんなの目の前でどんどんステータスを適切に変更していきます。
あとは、期限が過ぎたタスクには、状況確認の連絡をします。
それをやっているうちに、徐々に使い方が浸透していく感じですね。
とにかく意識付けは徹底します。
すべての情報、タスクはbacklogに集約し、それ以外の情報は存在しないのと同等です、くらいのノリでやってます。
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チケットや課題の概念がない方の場合、そもそもどうやって使っていいかわからない、どのくらい便利になるのかわからない、ということがあることが多いため、プロジェクトにユーザーを追加する際に「 アイコンを登録してもらう 」ことを課題として担当者に設定しています。
- アイコンを登録することで「使っている感」がでる
- 担当者に登録されたことでタスク実行の義務が生まれる
- アイコン設定後は担当者をプロジェクト管理者に戻してもらうことで、一連の課題更新/登録の流れが理解できる
- 処理済みにされたらスターを多めにつけて「クリアして褒めてもらう楽しさ」をわかってもらう
上記のようなことをこころがけています。
スターは結構大事かなと思っていて、他の人が課題を更新したり処理済みにしたらスターは連打するようにしてます。そのほうが面白いので。
最初の課題更新のところに慣れてもらえれば、あとは必要に応じて使って習慣化してもらえればいいかなという感じでやっています。
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担当者、たしかにこういうものを使ったことがない人にとっては「？」ってなりがちですね。
でもBacklogに限らず、担当者を設定できて、ダッシュボードなどで自分のタスクを常に参照できるっていうのがこの手のツールの最大の特徴なんですよね。
それから「このタスク、次お願いします」と次の人に担当者を振り直す使い方がもっと一般的になればいいなと思います。
「アイコン登録する」課題は面白いですね。以前、「コメントで自己紹介をする課題を1つ作る」という工夫も教えてもらいましたが、あえてアイコンに絞ることで、顔写真をお勧めしたり、なにか面白い画像を設定する人がでてきたり、コミュニケーションにいい影響を与えそうです。
スター大事ですね。僕もスターめっちゃ連打します。特に新しい人には10個単位でつけます。たくさんつけると色がかわって「おっ」てなりますしね。
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